Mejores habilidades de presentación: 5 pasos para mejorar una sesión de preguntas y respuestas

mejores habilidades de presentacion 5 pasos para mejorar una sesion de preguntas y respuestas

Cuando preparamos nuestra presentación, practicamos y nos familiarizamos con su contenido, la suposición podría ser que estamos listos para el podio. No tan rapido. Todavía queda la tarea excepcional de prepararse para una sesión de preguntas y respuestas: ese momento cerca del final de nuestra presentación en el que hacemos preguntas… y nuestro corazón salta.

Cuando se maneja bien, una sesión de preguntas y respuestas sirve para varios propósitos vitales: enfatiza nuestra comprensión del tema de la presentación; aumenta nuestra posición con el público; permite la participación de la audiencia y crea la perspectiva de un gran final para la presentación. Y, en general, una buena sesión de preguntas y respuestas está bien gestionada y planificada. Para obtener los mejores resultados, hay 5 puntos principales a tener en cuenta antes del evento:

  1. Estar preparado. Cada punto de nuestra presentación podría invitar a una pregunta de la audiencia. Para estar preparados para esto tenemos que trabajar en todo nuestro material. Necesitamos imaginar y anotar las preguntas que pueden surgir. Estas preguntas pueden requerir mayor explicación, aclaración u opinión. Y se nos pedirá nuestra opinión: importa mucho. Para cada pregunta que escribimos debemos preparar una respuesta por escrito. Y, por último, debemos aspirar a familiarizarnos por completo con cada uno de estos pares de preguntas y respuestas.
  2. Considere la audiencia. No importa cuánto haya pensado en predecir las preguntas, su audiencia pensará en otra cosa. Pero eso tampoco es un problema. Es probable que nuestra audiencia tenga antecedentes compartidos o conocidos. Pueden ser miembros de la misma asociación comercial, trabajar en la misma área, vivir en el mismo estado o trabajar para el mismo empleador. Nuestro conocimiento de sus intereses compartidos contribuirá en gran medida a anticipar sus preguntas: preguntas con un ángulo local, un punto de vista de la industria o una perspectiva de asociación comercial.
  3. Tenga en cuenta las noticias. A pesar de toda nuestra preparación, las noticias aún pueden conspirar en nuestra contra. Pero eso todavía no es un problema. La noche anterior a la presentación, simplemente tome esa copia de USA Today que se encuentra en el vestíbulo del hotel. Explore los titulares en busca de eventos actuales y cualquier otra cosa que pueda ser relevante para la presentación. Podemos ir más lejos recogiendo un periódico local o viendo las noticias de la televisión local el día de la presentación. Las noticias de deportes, política, negocios o incluso entretenimiento podrían ser una pista en un área de preguntas con nuestra audiencia.
  4. Hacer una pregunta. Ese momento incómodo entre hacer preguntas y la primera pregunta podría definir el éxito de toda nuestra presentación. Cualquier otra cosa que no sea el interés público es difícil de manejar. Pero hay un método que podemos usar. Primero tenemos que ser conscientes del tiempo. Si se nos ha pasado la franja horaria o si podemos escuchar a los restauradores acercándose para almorzar, debemos ser breves. En segundo lugar, debemos recordar delinear cuántas preguntas nos haremos o cuánto tiempo tenemos: una mirada física a un reloj funciona bien en este momento. Y finalmente tenemos que tomar una pregunta preposicionada de la audiencia. Esto no es engaño y no es astuto. Pero es raro que a un miembro de la audiencia se le ocurra inmediatamente una pregunta interesante y estimulante. Nuestra pregunta preposicionada hace el trabajo. Una vez que esto esté fuera del camino, naturalmente seguirán otras preguntas.
  5. Ser breve. Nuestras respuestas deben ser cortas, concisas y al grano. Este no es el momento de discutir una gran cantidad de detalles arcanos. Esto se puede guardar para más adelante. Nuestras respuestas deben enviarse de vuelta al interrogador, con amplio contacto visual. Si es necesario, es posible que tengamos que repetir la pregunta para beneficio del resto de la audiencia antes de dar una respuesta. Puede ser necesario si no hay micrófonos disponibles. Nuestra respuesta no es una oportunidad para un debate con el interrogador. Si nuestra respuesta fuera invitar a más preguntas del mismo interrogador, entonces debemos ofrecernos como voluntarios para abordar el problema más adelante en el lobby, y luego hacer la siguiente pregunta. Y, por supuesto, todo el asunto debe manejarse con cortesía.

Con tiempo para preguntas, ahora es el momento de concluir nuestra presentación con el gran final, nuestros comentarios de clausura. Algunos planificadores de eventos intentan hacer preguntas al final de una presentación, pero el final normalmente no hace justicia al trabajo del orador. resistirlos. La mejor práctica parece ser una sesión de preguntas y respuestas seguida de comentarios finales de un orador.

Una sesión de preguntas y respuestas exitosa puede ser una experiencia gratificante tanto para el presentador como para la audiencia. Sí, depende de nosotros usar nuestra imaginación y recursos en nuestra preparación. Y sí, necesitamos aplicar un poco de gestión de fases para prepararnos para la primera pregunta. La preparación y la ejecución lo son todo. Y cuando le sigue una conclusión contundente e inspiradora, la importancia de la sesión de preguntas y respuestas es evidente.