Cómo ahorrar millones simplemente reduciendo el costo de las compras

como ahorrar millones simplemente reduciendo el costo de las compras

A pesar del acuerdo generalizado de que la gestión eficaz de gastos es fundamental para el éxito empresarial, todavía hay un aspecto de la gestión de gastos que tiende a gestionarse de forma deficiente. ¡Y le cuesta a millones de empresas cada año! Irónicamente, es un costo que puede reducirse drásticamente (casi eliminarse) de la noche a la mañana.

Estoy hablando de los costos de procesamiento asociados con las compras. Se denominan «costos de procesamiento transaccional»; no son el costo de la compra per se, sino el costo de la transacción.

El valor en dólares de los costos de procesamiento transaccional

El costo de extremo a extremo de procesar compras de alto volumen y bajo valor (como viajes, entretenimiento, mano de obra contratada, capacitación, quejas de empleados, papelería, publicaciones, libros, artículos de cocina, etc.) puede ser exorbitante. De hecho, en muchos casos, es más alto que el costo de compra en sí mismo (incluso con las eficiencias que proporciona una aplicación ERP). La razón de esto es que el costo total de la transacción incluye muchas actividades asociadas, como procesamiento, administración y tarifas bancarias, solo por nombrar tres. En un negocio típico, el 90% de las compras son de bajo valor; representan menos del 10% del gasto total de compras de la empresa. Pero dado que el costo de cada transacción suele ser más o menos el mismo, independientemente del precio de compra, estas compras de bajo valor en realidad cuestan mucho más que las compras grandes. como resultado, la mayoría de los recursos comerciales disponibles (por ejemplo, el tiempo, el esfuerzo y el dinero de los empleados) pueden dedicarse a administrar las transacciones de bajo valor y alto volumen que constituyen un porcentaje relativamente pequeño del gasto total de la empresa.

Cómo reducir los costos de procesamiento transaccional

Un número cada vez mayor de empresas han tomado medidas para abordar este problema y se han beneficiado de importantes ahorros operativos y mejoras directas en los beneficios. Han mejorado mucho su eficiencia operativa y, en muchos casos, han reducido sus costos de procesamiento transaccional en más del 90 % por transacción. Esto representa un ahorro de costos significativo si se considera el volumen de transacciones que la mayoría de las empresas procesan cada año.

Entonces, ¿cómo lo hicieron? ¿Cuál es la oportunidad para aquellas empresas que aún utilizan métodos tradicionales?

Hoy en día muchas empresas han encontrado una respuesta simple, eficaz y eficiente a esta pregunta. Son una solución sencilla que combina el uso de una tarjeta de crédito tradicional con un software de gestión de gastos empresariales.

¿Cómo funciona en la práctica?

El proceso: sus empleados usan una tarjeta de crédito corporativa para comprar bienes y servicios. La transacción electrónica se envía a su PDA o PC individual (a través de cualquier red o conexión a Internet). El empleado confirma la transacción y el débito con el clic de un botón, luego se registra una transacción totalmente encriptada en el plan de cuentas. Luego, realiza un pago único al proveedor de la tarjeta de crédito por todas las compras realizadas con la tarjeta durante el mes. Todo se gestiona automáticamente en tiempo real, incluyendo todos los controles, reglas de negocio y notificaciones de gestión que aseguran la aprobación de compras y el cumplimiento de las políticas de la empresa.

El resultado: puede consolidar miles de pagos en una sola transacción. Con los sistemas de soporte es posible analizar gastos e implementar controles en tiempo real.

tema de estudio

Una empresa procesa aproximadamente 50 000 transacciones de pago por año, de las cuales el 80 % (40 000) son gastos no estratégicos de bajo valor/alto volumen. Al implementar una solución de software de gestión de gastos comerciales ProMaster, pueden ahorrar $ 56 por transacción, lo que genera un ahorro total de costos de $ 2,24 millones por año (40 000 x $ 56,00 = $ 2,24 millones). Claro, esto incluye ahorros tanto «duros» como «blandos», pero el caso comercial es real y se ha demostrado que brinda resultados en todas las industrias, incluido el R0I, dentro de los seis meses.

Conclusión

Desde hace años, las empresas han utilizado las tarjetas de crédito como una herramienta de pago corporativa para gastos de viaje y entretenimiento. La extensión del concepto al abastecimiento empresarial general ha sido posible más recientemente gracias al lanzamiento de nuevos productos por parte de los emisores de tarjetas y al desarrollo de sofisticados sistemas de software de gestión de gastos comerciales que brindan un control inmediato. Hoy en día, el concepto es una adición clave a las carteras de proyectos de mejora empresarial, que cubre todos los gastos no estratégicos de bajo valor y potencialmente mucho más.